ABIOEVENT
Plateforme de Gestion d’Événements Sécurisés
Créez, planifiez et sécurisez toutes vos manifestations en quelques clics
Sécurité renforcée
Validation des accès sensibles PNG avec contrôle visuel de photo (biométrie possible), historique détaillé des passages.
Gain de temps
Pré-impression des badges, diminution des files d’attente à l’accueil, gestion fluide des prestataires externes.
Simplification administrative
Centralisation des invitations, des profils, des validations et statistique consolidées en un seul tableau de bord.
Une gestion des événements complète et confidentielle
Notre solution de gestion d’événements a été spécialement conçue pour offrir une expérience fluide, sécurisée et optimisée, sans jamais compromettre la confidentialité de votre client. Elle couvre l’ensemble du cycle de vie d’un événement : de la création à la clôture, en passant par l’invitation, la gestion des accès, le catering et le suivi des prestataires externes.
Réduction du gaspillage au catering
Données précises pour ajuster les commandes, sensibilisation en temps réel, jusqu’à 60 % d’économies immédiates.
Transparence et auditabilité
journalisation complète de toutes les actions (création, modification, validation, passage), exportable pour conformité et reporting.
Création et organisation simplifiées
En quelques étapes, un responsable événementiel peut :
- Configurer les informations de base : nom, dates de l’événement, lieux, budget estimé.
- Importer ou sélectionner la liste des participants : internes, prestataires et intervenants externes.
- Envoyer automatiquement les invitations : chaque invité reçoit un e-mail personnalisé contenant un lien sécurisé et un QR code unique.
Chaque participant, invité interne ou prestataire externe, accède à un espace personnel pour :
- Compléter son profil : nom, prénom, nationalité, numéro de passeport, numéro de téléphone et photo en haute définition.
- Sélectionner ses dates de présence : jours d’arrivée et de départ sur le site.
- Choisir son niveau d’accès :défini sur une échelle claire (niveaux 1 à 5), chaque palier correspondant à des zones de sécurité spécifiques.
- Réserver son catering : option de repas de midi pour chaque jour de présence afin de planifier le service traiteur.
Une fois le formulaire validé, la plateforme génère et envoie un e-mail de confirmation contenant un QR code personnel. Ce QR code servira à l’arrivée pour l’impression du badge RFID.
Inscription et gestion des profils
Validation des niveaux de sécurité
Certains niveaux d’accès ouvrent l’accès à des zones à haute sensibilité (salle des coffres, vitrines à forte valeur). Le workflow de validation se déroule ainsi :
- Soumission de la demande : dès qu’un utilisateur choisit un niveau nécessitant une validation, une alerte s’affiche dans le tableau de bord du service sécurité.
- Vérification : un responsable sécurité examine le profil, les justificatifs et le rôle du participant.
- Approbation ou refus : en cas d’approbation, le badge RFID est paramétré pour activer l’accès. En cas de refus, l’utilisateur est informé automatiquement par e-mail.
- Historique complet : chaque décision (date, heure, motif, approbateur) est journalisée pour audit interne.
Impression et contrôle des badges RFID
Pour garantir un accueil rapide et sécurisé :
- Pré-impression quotidienne : chaque matin, la liste des arrivées prévues pour J+1 est consultable. Les badges sont générés avec photo, QR code et puce RFID, prêts à être remis.
- Arrivée sur site : à la guérite, l’agent scanne le QR code présenté par le participant. Le badge RFID est alors imprimé ou remis s’il a déjà été pré-imprimé.
- Contrôle en continu : des tablettes équipées au sein de chaque zone de sécurité permettent aux agents de scanner le badge RFID pour vérifier :
- La validité du badge (date, statut actif/désactivé).
- La présence autorisée du porteur à la date et heure actuelles.
- Le niveau d’accès minimum requis pour entrer dans la zone.
- Alertes automatiques : en cas d’anomalie (badge expiré, niveau insuffisant), l’agent reçoit une alerte visuelle et sonore.
SpeedGate (PNG) et procédures d’urgence
Le Passage Non Gardienné (PNG) assure un contrôle supplémentaire :
- Vérification biométrique : au passage, la caméra affiche la photo enregistrée. L’agent compare la personne et la photo de référence.
- Activation des accès sensibles : les badges permettant l’accès aux zone sensibles ne sont activés qu’après avoir été validés au PNG. Si un badge étranger est trouvé, il ne donnera pas accès aux zones critiques.
- Gestion des incidents : en cas d’urgence (incendie, évacuation, alerte), le PNG devient le point central de comptage des présences réelles. Les agents peuvent badger les participants au muster point pour générer automatiquement la liste des personnes évacuées.
Gestion du catering et statistiques associées
L’optimisation du catering se fait en temps réel :
- Réservation au moment de l’inscription : chaque participant coche les jours où il souhaite déjeuner.
- Scan du badge au restaurant : à leur arrivée, les participants badgent leur RFID pour valider leur venue. La plateforme recoupe alors les réservations et les consommations effectives.
- Indicateurs clés :
- Taux de no-show (réservations non honorées).
- Taux d’imprévu (non-réservations consommées).
- Affluence horaire (pics matins, mi-journée, fin d’après-midi).
- Tableau de bord de sensibilisation : un écran central affiche en temps réel :
- Nombre de repas commandés mais non consommés (coût estimé).
- Nombre de repas consommés sans réservation (surcoût éventuel).
- Graphique d’affluence horaire pour mieux anticiper les pics.
Ces statistiques permettent de réduire jusqu’à 30 % de gaspillage dès la première semaine d’utilisation et d’ajuster les commandes traiteur pour les jours suivants.
Gestion des prestataires externes
La plateforme distingue clairement les utilisateurs internes des fournisseurs externes :
- Création du compte « fournisseur » : l’administrateur crée un compte générique pour le prestataire (ex. : fleuriste, éclairagiste, agent de sécurité sous-traitant).
- Onboarding du responsable prestataire : un e-mail d’activation est envoyé au gérant, qui complète son profil et crée son propre staff (équipes, techniciens, etc.).
- Workflow identique : chaque membre du staff prestataire remplit son profil, choisit ses dates de présence, son niveau d’accès et peut réserver le catering.
- Visibilité restreinte : un prestataire ne voit que ses propres équipes et n’a aucun accès aux données internes du client.
- Suivi des passages : au même titre que les participants internes, les prestataires badgent leur RFID pour générer des statistiques précises sur leurs heures de présence et leur fréquentation des zones.
Tableaux de bord et rapports en temps réel
Pour piloter efficacement votre événement :
- Accueil organisateur : vue d’ensemble de tous les événements en cours et à venir.
- Vue activité journalière :
- Nombre de badges scannés au PNG par tranche horaire.
- Présence en temps réel par zone et niveau d’accès.
- Consommations de repas vs. réservations (rapports J-1 et J-2).
- Vue catering : histogramme des taux de no-show et d’imprévu, évolution de l’affluence horaire.
- Rapports personnalisés : exports Excel/PDF :
- Détail des présences par jour et par niveau.
- Analyse des coûts liés aux repas gaspillés (quantités, coûts unitaires, total).
- Liste des prestataires externes, heures de passage, points de contact.
- Alertes automatiques : envoi quotidien d’un e-mail à l’équipe catering indiquant :
- Effectifs journaliers (présents, absents, imprévus).
- Coût estimé des repas gaspillés la veille.
Salon Prestige 2024
- 1 800 participants internes, 150 prestataires externes.
- 2 500 repas réservés pour 3 jours.
- Taux de gaspillage initial de 20 % → Réduit à 8 % dès le deuxième jour.
- Économies estimées : 15 000 € sur le catering, 18 h de travail administratif économisées.
Questions fréquentes sur la plateforme
Oui. Aucune donnée biométrique ou sensible n’est stockée sur un serveur centralisé. Les informations restent cryptées et sous le contrôle exclusif de l’organisateur et des participants.
En cas de perte, le badge est invalidé à distance depuis l’interface. Un nouveau badge est généré et envoyé dès que l’utilisateur arrive à la guérite.
Chaque jour, la plateforme compare les réservations de repas avec les passages réels au restaurant (via scan RFID). Les taux de no-show et d’imprévu sont automatiquement calculés et affichés.
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